ERP系统应用中的3C理论简介

针对以往传统的ERP系统中所存在的无法适应重复性生产(RepetitiveManufacturing)新趋势的缺陷,国际上一种称为3C理论的应用模式正逐步应用于ERP系统中,做为对传统ERP系统的完善和补充,起到了较为理想的功效。3C是英文Capacity(生产能力)、Commonality(通用性)和Consumption(物料消耗)的简写。3C理论的应用较好地解决了在供应链中进行物料供应时如何有效地确定最佳物料利用点的难题。在重复性生产条件下,3C应用模式可取代传统的MRP系统用于物料需求计划的制定和控制。

    一、应用传统ERP系统进行重复性生产所存在的主要问题剖析

    当今世界特性化需求和个性化消费已成为时尚,使得产品日趋多品种少量化,制造性企业为了顺应市场发展趋势,逐步开发出了多种先进的实用性产品设计和工艺流程设计方法,如ROP(ReorderPoint,再订货点法)、JIT(准时制)等,并将其运用于ERP系统之中,使得生产零件日趋标准化,产品的通用性大大增强,工艺流程中的生产准备作业也相应地进行了简化,保证在同一生产线上就能够完成多品种标准化生产,重复性生产逐渐成为制造业的主流。同时,对于生产计划的排程和管制也由传统MRP系统中的以需求订单为基础的模式转变为以需求速度为基础的新模式。此时不再需要生产计划订单,生产准备作业、库存及制造提前期也基本上达到了最小化。
    于MRP系统之前已开始应用的ROP及在MRP之后才开始应用的JIT系统,均是以物料需求速度为基础的应用模式,但是,应用ROP时是假设物料需求速度为恒定值;应用JIT系统时是假设物料需求速度为可变值。当物料需求离散或非连续时,需要采用MRP系统;当物料需求连续且存在大量库存时,则应采用ROP;当物料需求连续且不允许大量库存时,则应采用JIT系统。无论哪种情形下,都希望提前期越短越好。
    物料需求的连续性和提前期长短因素对采用何种系统的选择确定如表1所示。
    表1各种资源计划系统的选择
    
        物料
需求提前期 连续 非连续
长   ROP MRP
短   JIT MRP

    对于重复性生产来说,MRP和ROP系统明显不适应,JIT系统勉强适用。下面着重剖析传统ERP系统中应用的生产计划系统MRP、ROP、JIT在进行重复性生产时所存在的主要问题(表2)。
    表2应用MRP、ROP、JIT系统进行重复性生产存在的主要问题
    
    
    主 要 问 题 剖 析
MRP1、进行销售预测时,仅仅根据历史资料和“杜撰”的市场趋势,未考虑到生产能力的限制;2、进行销售预测时,将产品预测数量作为确定值输入系统,容易产生预测失真;3、进行MPS(主生产计划)编制时,仅考虑某一特定配置、数量和日期某一个别产品的计划产量,而未考虑产品群的计划产量,常造成产需差异过大;4、进行MRP(物料需求计划)编制时,是根据MPS(主生产计划)依次向下展开的,每种物料的采购或制造均为某种成品的制造而准备,并未考虑不同成品之间物料的通用性问题。也未考虑预测失真的影响;5、总体来讲,MRP无法用于重复性生产。
ROP1、在进行生产计划编制时是以过去的物料需求速度为参考依据,而不是根据将来的实际物料需求,致使在市场需求量变动时,根本无法对库存量进行适当的调节;2、以个别物料的需求为基础,未考虑物料清单(BOM),完全忽略了物料之间的相互关联,成品需求和物料需求差异大;3、未考虑生产能力的限制,常常会发生无法集中接受订单的情况;4、因为产品的市场需求波动较大,历史统计数据变异较大,易导致计划安全库存过高,使得物料库存过大;5、完全根据统计数据进行预测,当客户需求改变时,就会打乱原来预计的产品组合,并影响物料需求计划。
JIT1、根据实际消耗来补充物料,未能考虑到将来的变化,计划性不强,仅适用于提前期很短或未来物料需求极其稳定的情形;2、只考虑了每种物料在前后工艺流程之间的流动,并未考虑各种物料之间的关系,没有采用物料清单(BOM);3、系统应用的假设前提是生产线保持均衡状态,而实际上无法做到此种平衡;4、未考虑未来物料需求量、物料通用性、物料价值和物料清单等因素,致使对看板张数的计算仅凭经验,缺乏科学性,也使得看板张数的调整无法随需求的变化而相应灵活改变。

    总之,传统ERP系统中的MRP偏重于计划,却因无法根据实际需求进行物料补充,从而对生产的控制功能较为欠缺;JIT根据实际物料消耗进行补充,具有较强的生产控制功能,却疏于对未来变动的考虑而使计划性差强人意。针对以上缺陷,国际上的企业资源计划管理专家集成了JIT、ROP和MRP的优点,研究开发了3C理论及其应用模式,目的是为了使改善后的ERP系统既可象JIT那样根据实际物料消耗来进行生产控制,又能如MRP那般根据未来物料需求预测制订生产计划。

二、3C理论概要

    3C理论的目的在于在重复性生产条件下找到将物料供应到供应链中的物料利用点的最佳方法。在重复性生产条件下,产品生产线可视为企业内部的供应链,供应商可视为企业外部的供应链。此时,内部供应链的准备作业可以忽略,而外部供应链的准备作业必须考虑,应根据准备作业成本和库存费用成本来计算经济订货批量(EOQ)或订货时间间隔(TBP)。3C应用模式用于在重复性生产条件下替代传统ERP系统中的MRP进行物料需求计划的制订,实践证明行之有效。
    首先,让我们对3C有一个清楚的概念:
    Capacity(生产能力):指企业制造过程中所需各种资源(如人力、设备、面积等)的产出能力。应该以有限的生产能力作为物料需求计划制订的基础,以最大限度的降低制造成本费用,并改善物料补充的绩效。传统ERP系统中的MRP未考虑生产能力的限制,由此制订的生产计划未必可行,常常需要耗费大量人工进行手工调整,并造成物料供应混乱的局面。
    Commonality(通用性):指产品生产所需物料的标准化、系列化和互换性能。生产中应该尽量使产品所需物料具有通用性,有利于降低库存费用成本。传统ERP系统中的MRP是通过预测的未来物料需求来计划物料补充的,常常会因为预测失准而造成大量的库存,无法实现理想中和理论上极低的物料库存量。
    Consumption(物料消耗):指生产产品时对物料的耗用量。应该以物料的实际消耗为采购的基础,这样可以大大缩短产品客户定单的提前期。传统ERP系统中的MRP是以并不准确的销售预测为基础的,常常致使补充入库的物料是多余的或不需要的,容易造成客户订单交货延误。
    接着,让我们熟悉一组3C理论所涉及的专用术语:
    ★最大产出速率MOR(MaximumOutputRate):指某一产品p在生产单位f的最大可能
产出速率,一般表示为MORpf。某一产品及其半成品或零件在流经生产线时必须经过若干个功能区段(FunctionArea),可以通过工艺路线(routine)推算出每个产品在各道工序中的最大产出速率。
    ★最大销售速率MSR(MaximumSalesRate):指某一产品p在供应链中的的最大可能产出速率,一般表示为MSRp。销售速率决不会大于产出速率,产出速率则为该产品在各功能区段的最大产出速率中最小的。在一条生产线中,最慢的工序决定了整条生产线的效率,即具有最小产出速度的工序决定了整条生产线的生产效率。亦即具有最小产出的速度的工序决定了整条生产线的产出速率。
    显然:
    MSRp=min{MORpf}
    ★预测销售速率PSR(PredictedSalesRate):又称为需求拉动表TOP(TableofPull),指生产组织中人们一致同意的产品p的峰值销售速率(PeakSalesRate),一般表示为TOPp或PSRp。MSRp只考虑生产能力而未考虑客户需求。TOPp(PSRp)则考虑了客户需求并且保证需求不超过销售速率。
    显然:
    TOPp(PSRp)≤MSRp
    ★实际销售速率RSR(RealSalesRate):一般用所统计的产品p平均一天的客户订购量(CustomerOrder)表示,标记为COp。
    ★利用率Utilization:指对生产功能单位f的利用程度,表示为Uf。
    显然:
    Uf=∑COi/MORif≤1(i=1,2,3,….,n)
    ★汇总物料清单SBOM(SummarizedBillofMaterial):汇总某一产品结构所用到的所有物料及其数量的物料清单。SBOM不考虑物料的层次,每一物料仅列出一次,其单位用量为总使用量。在SBOM中,某一单位产品p使用物料m的总用量为BOMpm。
    ★速率物料清单RBOM(RateBillofMaterial):是在同一生产线上生产的所有产品的物料清单,而非某个产品的物料清单。速率物料清单RBOM考虑产品线中的所有产品而非个别产品,是应用3C理论进行生产计划制订的基础。
    ★看板KANBAN:是一个控制企业生产和物流的过程,保证生产线以恰当的原料或半成品在必要时间生产必须产品。只有在生产达到某一状态时,才对物料进行补充进货或生产,此种需求源和供应源之间的关系是在控制周期中确定下来的。KANBAN生产控制的重要参数为:N—在控制周期中KANBAN数;Q—每个KANBAN所包含的量。
    最后,让我们简要了解有关速率物料清单RBOM、通用性系数COMI、定货策略的计算或制订方法:
    ★RBOM(速率物料清单)的计算方法
    通常,RBOM的算法如下:
    ①假设RBOMm=0,瓶颈生产能力利用率CU=0;
    ②计算各个产品p对物料m的峰值消耗量POCpm=TOPp×BOMpm,并将计算结果按照由大到小的顺序给各个产品p依次排序;
    ③选择第一个p;
    ④依次推算RBOMm←RBOMm+POCpm=RBOMm+TOPp×BOMpm;
    ⑤依次推算CU←CU+TOPp/MSRp,如果CU<1且仍有产品p可供选择,那么再选择下一个产品p,重复计算步骤④;否则计算将结束。
    以上提供的RBOM的算法的含义是:利用产品p的产出速率的限制(生产能力限制),来计算各个物料m的最大消耗速率。为了便于理解,下面举特例进行说明:
    假设整条生产线是均衡的,即生产线的速率等于各个工作中心的速率;且销售速率刚好等于生产速率。表示为:TOPp=MSRp=MORpf,此时,物料m的速率物料清单为:RBOMm=max{TOPp×BOMpm}。显见,用每一个产品的预计销售速率TOPp乘以一单位该产品对物料m的使用量BOMpm,即可算出该产品生产所造成的物料消耗速度,再取极值即得出速率物料清单RBOMm。
    显然,在3C理论所采用的速率物料清单RBOMm中,已经充分考虑了生产能力(MSR)、物料通用性(取各个产品消耗物料m的最大值)以及物料消耗(TOP×BOM),可以说此乃3C理论之所以更加有效实用之核心所在。
    举例:某产品线有4种产品6种物料,其TOP如表3所示,BOM如表4所示。根据以上算法可以用以从表5中清晰地看出3C应用模式与传统ERP系统中MRP之间的比较优势是多么的明显。因此采用3C应用模式后将大大降低库存成本费用和提前期。
    ★COMI(通用性系数)的计算方法
    通用性系数COMI(CommonalityIndex)是用以衡量产品物料通用程度的具体指标,0≤COMI≤1。一般情况下,库存用表示,库存随物料通用性程度的高低变化而呈现反向变化,即物料通用性程度越高,则库存越低;反之,则库存越高。在极端情况下,即当COMI=0时,是通用性最佳程度,此时库存最低,用INVlow表示;当COMI=0时,是通用性最差程度,此时库存最高,用INVhigh表示。图1表示出COMI与INVnormal之间的关系。
    
    图1COMI与INVnormal之间的关系示意
    假设物料m的成本是Cm,共计划生产P种产品。
    ①当COMI=1,即最佳情况下,因所有产品的生产物料完全通用,即只生产同一种产品,故P=1,此时库存量为:
    INVlow=∑{TOP1×BOM1i×Ci}(其中:i=1、2、3、…、m。)
    ②当COMI=0,即最差情况下,因所有产品的生产物料完全不通用,此时库存量为:
    INVhigh=P×INVlow
    ③一般情况下的库存量为:
    =∑{RBOMi×Ci}(其中:i=1、2、3、…、m。)
    显然,COMI=(INVhigh-INVnormal)/(INVhigh-INVlow)
    =[P/(P―1)]*[1―INVnormal/INVhigh]
    不难理解,当P>1时,计算COMI才有实际意义。仍以上例所示的产品线(有4种产品6种物料)举例,基本参数见表3。经计算该产品线的通用性系数:
    COMI=(4/3)*(1-1180/2580)=0.827
    表3COMI计算参数表
    
物料m 1 2 3 4 5 6 合计
RBOMm 80 90 60 120 60 100
Cm 1 2 4 3 2 2
INVhigh 170 380 600 690 340 400 2580
INVnormal 80 180 240 360 120 200 1180

    ★3C订货策略的计算方法
    在3C应用模式中进行生产计划制订时,需要使用看板系统进行有效的控制,能够进行弹性物流调节,保证物料供应和低库存。假设从供应商到工厂这段备料时间为REPm(ReplenishmentTime)。备料时间包括加工厂商通知供应商、供应商备料、发货、运输、工厂验收入库等时间,通常,除了运输耗费较长时间外,其他时间均比较短。供应商发货都有一定的批量要求,只有当看板积累到该批量,供应商才发货,这段时间间隔为LSm/RBOMm,其中:LSm为某一物料m的发货批量;RBOMm为某一物料m的物料需求速度。这样可知,某一物料从耗用到补充所经历的时间间隔为REPm+LSm/RBOMm,而存在于供应商和加工厂之间的最大在制品库存数量为(REPm+LSm/RBOMm)*RBOMm=REPm*RBOMm+LSm
    显见,在3C应用模式下,看板的张数NKANBAN的计算方法如下:
    NKANBAN=[REPm*RBOMm+LSm]/容器容量
  &nb
sp; 可以看出,最大在制品库存量REPm*RBOMm+LSm和REPm*RBOMm就是极小法和极大法中的订至点和订货点。当发生了物料消耗,库存低于定货点,产生空看板时,看板会自动返回上道工序,就相当于发出一张订单使库存量返回到订至点。3C系统可根据看板数,来制订相应的物料需求计划和订货策略。
    由于3C理论在重复性生产条件下充分考虑了物料的通用性,从而大大降低了库存成本,成为国际上公认的对传统ERP系统加以补充完善的全新应用模式。

   三、3C理论与ERP系统的集成

    在重复性生产条件下,既然3C理论有诸多优点,那么如何才能有效地将其集成到ERP系统中,从而完善传统ERP系统的功能呢?其实,利用3C理论可从两个方面入手实现与ERP系统的结合,一方面,可以利用3C计算出ROP所需的订货点和批量等数据,并将这些数据输入到ERP系统之中;另一方面,可利用3C理论配合看板数和批量来确定物料需求计划,并将计划数据输入到ERP系统中。
    首先,当3C应用于ROP时,主要采用固定订货批量法(FOQ,FixedOrderQuantity)或定期订货批量法(POQ,PeriodicOrderQuantity)。FOQ是库存降至订货点时所发出的经济订货批量(EOQ,EconomicOrderQuantity)的订单;POQ是订货时间一到即参考当时的库存并发出用经济订货批量减去当时库存量的订单,期望在订单交货时的可用库存量(包含制造厂、供应商、运输途中的物料数量,即实际在库量与在途量之和为可用库存量)能够提升到目标库存水平(TIL,TargetInventoryLevel)或称订至点库存水平(OUTIL,OrderuptoInventoryLevel)。
    根据某一物料m的实际耗用量数据可推算出EOQ(经济订货批量)和SS(SafetyStock,安全库存量),在重复性生产条件下,由于充分考虑了物料的通用性(Commonality),因此使得EOQ和SS达到相当低的水平。在采用POQ时,订货时间间隔TBP(TimebetweenPurchase)的算法为:
    TBPm=EOQm/RBOMm
    假设从供应商到制造厂之间的提前期为LTm,则物料订至点OUTm算法如下:
    OUTm=RBOMm×TBPm+SSm
    物料m的订货点OPm的算法如下:
    OPm=RBOMm×LTm+SSm
    在极大极小法中,极大就是OUTm,极小就是OPm。
    其次,3C配合看板系统进行生产计划制订和控制时,其汇总物料清单(BOMpm)必须从ERP系统中通过物料清单BOM而生成;另外,其汇总工艺路线ROUpf亦通过BOM和工艺路线推算出。ROUpf就是生产单位产品p所要使用工作中心f的标准时间STpf,其倒数为最大产出速率MORpf,即单位时间内可以生产的产品p的数量。由MORpf可推算出最大销售速率MSRp。某一物料m的标准时间stmf由准备时间(Setuptime)、操作时间(Runtime)、标准批量(LS)计算而成。可见:
    stmf=(Setuptime+Runtime*LS)/LS
    STpf=∑stif(i=1,2,3,…,m)
    MORpf=1/STpf
    MSRp=min{MORpf}
    TOPp和RBOMm直接通过3C系统维护,确定TOPp后推算出RBOMm。有必要通过业务流程改造简化准备作业,降低生产批量,随时维护好BOMpm和ROUpf数据。看板数量NKANBAN的计算方法参见前述相关内容。
    将按照上述两种计算方法利用3C系统制订的生产计划结果分别输入到ERP系统中去,就实现了3C系统与ERP系统的结合或集成,使传统ERP系统更好地适用于重复性生产方式,使企业达到减小库存和提高效率的目的。

    四、3C理论的局限性及其应用建议

    任何理论都有一定的局限性,只能在一定的条件下起到应有的效用。3C理论只有基于下述两个假设条件才能较好地发挥作用:
    ①成品可分解为产品线(又称产品结构树、产品结构层次),各产品线内的产品有部分零部件具有较高的通用性。
    ②同一产品线的产品在同一条生产线上生产,且具有相同的瓶颈工艺流程和生产能力。
    在实际应用中如何有效地发挥3C系统的优势,下面是几点建议:
    ①对于属于同一产品线、使用专用物料的个别产品,其专用物料的需求计划仍然利用MRP进行制订;
    ②对于通用性高的物料,其需求计划可以用3C理论进行制订;
    ③对于通用性高但价值过低的物料,其需求计划可使用传统的ROP制订;
    ④实际应用时,可针对不同情况在ERP系统的项目主文件(ItemMaster)中适时设定任一物料的需求计划方法(MRP、ROP、JIT、3C等)即可,凡应用3C系统进行物料需求计划制订的产品线的物料,其通用性系数COMI不能太低,一般大于0.6为宜

ERP实施方法和流程

目前各类型的ERP软件在市场中层出不穷,究竟哪一种软件功能更强且更适应用户需求也越来越为用户所关注。我们知道系统参数设置越灵活,软件性能越强,越能满足用户的需求,但同时也加大了系统实施的难度。
  实施过程分为6个阶段,有的ERP公司分为5个阶段。但大同小异。

  项目启动

  项目调研

  数据准备

  系统培训

  系统切换

  系统维护

  ERP顾问初次拜访客户前必须了解的情况:

  A、从销售人员处首先了解客户企业的目前运营状况,以及信息化建设的现状?

  B、从销售人员处了解企业中高层领导对该ERP项目的认识,及其对启动该ERP项目的真正目的?

  C、从销售人员处了解该企业对该项目支持的情况:

  如:哪些人支持该项目?

  哪些人不支持该项目?

  那些人保持中力?

  以及这些人在企业中的地位。是否拥有该项目的决策权?

  D、从销售人员处企业明年的目标或者企业未来的战略目标?

  如:明年利润达到5个亿?

  2010年成为中国该行业内十强?

  E、从销售人员处该客户的所从事的行业?

  F、客户是否对该项目上线时间有所要求?

  H、客户是否是公司的战略客户或者是重点客户?

  I、熟记客户高层领导和ERP项目负责人的姓名。

ERP顾问初次拜访客户必须准备的资料

  A、实施ERP如何帮助(辅助)客户高层领导实现他的个人目标?最终目的是得到他最大的支持。

  B、实施ERP如何帮助(辅助)客户实现企业战略目标?最终目的是得到他最大的支持。

  C、实施ERP如何帮助(辅助)客户各个部门主管实现个人目标及部门目标?最终目的是得到他最大的支持。

  D、项目的总体实施规划,具体时间可以不定。可以到客户方了解具体情况在做定夺,但是必须明确计划实施过程中关键节点和实施过程。

  E、准备好和客户高层或者项目经理的沟通内容,必须明确的告诉(或暗示)对方该项目的实施会提高他在企业中的地位。或者实现他的个人目标。最终目的是得到他最大的支持。

  F、准备ERP实施方法的PPT,在讲述实施方法的过程中必须给客户进行洗脑,明确指出ERP不是神,不可能实现所有的功能。ERP是实实在在的工具。是改善管理体系,提高利润、降低成本的管理方法。

  目前各类型的ERP(企业资源计划)软件在市场中层出不穷,究竟哪一种软件功能更强且更适应用户需求也越来越为用户所关注。我们知道系统参数设置越灵活,软件性能越强,越能满足用户的需求,但同时也加大了系统实施的难度。众所周知,成功的软件实施需要软件系统知识和企业管理思想相紧密结合,而这一点往往又是软件商或用户中任何一方难以单独完成的,因为软件的生产者会更注重其产品性能的完善,而不能非常完整、系统地掌握用户的需求信息;而作为用户,一般并不能十分了解各系统的功能以及它们之间的差别,因此很难正确选择适合本企业的系统。在这种情况下,既熟悉软件功能,又熟悉企业状况的咨询机构应运而生。这种较为独立客观的咨询机构能够站在用户的角度,并凭借自身对各种系统的熟悉与了解,在实施过程中与软件商密切合作,发挥出系统的最大功效。

  KPMG(毕马威华振会计师事务所)的IT咨询有多年系统实施的经验,并在实践中形成一套较为成熟的实施方法(如图)。此方法以用户为中心,以用户的需求为出发点,将实施的各阶段文档化,从而在很大程度上能够确保实施成功。下面结合我们的经验和体会,具体谈一谈这一方法。

  1.需求分析

  需求分析是指在充分了解客户情况,包括客户生产/财务及管理流程后,与客户一起讨论对系统的具体要求方案,主要针对其现行体制中的不足及目前所需的信息,制定出一套用户对系统的需求方案。在这一阶段中我们发现有许多用户并不十分了解其自身的需求,至少是并不十分明确。此时,作为用户的咨询人员还应主动了解客户情况,结合对各类系统功能的熟悉给用户提供有价值的提示,帮助客户明确自身的需求,并以此为蓝本对软件进行选择。需求分析是完全以客户的需要以及实际情况为出发点,因此为客户合理地选择系统提供了基本保障。需求分析按照由顶至底、由大到小、由粗到精的过程来进行,可分为3步。

  第一步:确定客户的性质和背景。

  此时,我们采用客户定位的办法,如下图所示:

  客户定位的意义在于,不同的行业,其运营及管理特点也存在着很大差异。找到客户类型,也即制定出一些标准的需求(行业需求),即我们所谓的初步定位。

  第二步:在初步定位的基础上针对客户的特点和业务流程特点进行详细分析。

  在这一过程中,我们会分各个流程与客户的管理层进行分析,如生产流程、财务流程、企业管理流程、人事/工资管理流程以及其他流程。此外,除了对整体流程定义具体需求之外,我们还将讨论一些客户在其它特定领中的要求,如远程访问以及与电子销售系统相连接等。

第三步:结合各种软件的不同功能对客户的需求进行分析。在这一步骤中,我们将综合各类型(大、中、小型)系统的不同特点对企业需求进行进一步分析,以便给客户管理层提供一些具有价值的引导和提示,其中包括对各类系统目前面临的具有共性的问题以及近期的一些趋势。

  由于客户在软件行业方面的接触面有限,那么这种综合性的分析在很大程度上会带给客户对现阶段及未来一段时间企业在信息系统方面需求的一些新认识。我们称这为引导提示性需求分析。

  由上述的分析步骤及内容可以看出,需求分析是整个实施过程中至关重要的一步,是否制定出合理的客户需求决定了以后整个系统实施的成败,这是因为:

  (1)需求分析是进行系统选型的指导

  由于不同的系统其开发的侧重点不同,所适用的行业也各不相同。就制造行业而言,不同企业其物料清单的结构和生产方式大相径庭,有A型结构(离散型制造业),V型结构(连续流程化工型制造业),X型特型(选择装配型产品制造业),在进行主生产计划(Master pl anning)和物料需求计划(MRP)计算时,软件将物料清单的结构展开,其计算方法存在很大区别,所产生的采购计划、销售计划和预计生产时间自然就会因系统而异。很难想象一个药品制造业的企业采用装配型产品制造业的成本核算系统会带来什么结果–药品制造业由于其行业的独特性需严格追踪其产品中各种成份的含量及生产时间,若采用了装配型产品制造业的核算系统,则无法准确追踪上述两个因素,整个系统的功能也随之打了一个很大的折扣。作为用户和咨询人员双方都不希望看到投入很大精力、财力及时间取得的一套系统与自己当初设想的功能完全不相吻合这一局面。因此是否能正确地选择系统类型成为系统是否能发挥足够效用的决定性因素

  (2)需求分析为鉴定一个系统是否适合于企业建立了参照标准。

  大型IT系统的选择是一项十分复杂的工作。许多客户在选择系统之初,往往只有一个模糊的、浅显的概念,如:我需要一个能打印报表的财会系统……,要有中文界面……,要能控制财务借贷平衡……,等等。实际上,就所有系统而言,这些表浅的需求是容易得到满足的。而更深一步的具有企业独特性的需求才是用户在选择系统时需要予以最多考虑的。如果用户对自身的需要不作深入的分析,往往会在系统实施一段时间以后,才发现具体业务及管理需求并没有得到满足,但此时系统已经安装完成,并已耗费了大量的人力、物力资源。类似这样的由于用户没有进行深入的需求分析,或由于一种趋从的心理做出了错误的系统选择而导致大量资金、资源及时间的浪费已屡见不鲜。而有经验的IT咨询顾问的作用则在于引导客户制定正确的需求,从而根据这些需求协助客户选择出适合于自己的系统。

  (三)需求分析还可以做到协助用户确定合理的人力、财力方面的预算,在系统的实施过程中使各方面的要素得以优化组合。

  2.系统演示/选择在这一阶段,我们会根据上一步骤中总结出的用户的具体需求,结合我们对各类型系统的了解,初步划分出几个适合于客户的系统,逐一安排进行系统演示。演示可以使客户产生对系统的感性认识,而作为咨询顾问则会协助客户将这种认识上升为对系统理性上的评价,并根据已制定好的参照标准,即用户的需求来评判出究竟是哪一种软件最适合于用户。进行系统演示有以下几个好处:

  这是对客户需求的首次检验。此时,咨询人员会根据系统的功能和对客户需求的符合程度,让客户予以评价。

  这是一个与需求分析交互的过程。通过演示,客户往往更进一步明确自己对系统的要求,从而修正需求分析,为下一步的选择决策做好充分的准备。

  通过演示可使客户了解到自己对系统在功能上的需求和价格上的需求存在相互矛盾的一些方面。我们都知道,一套系统其功能越复杂,其价格也会越高。我们曾遇到有些企业用几百万美元买来一套系统,而仅把它当作一套普通的财务软件来用,也就是说,一些用户对其所购买的系统只实现了5%~10%的功能。相反的,有些企业对系统有较高的需求,但在预算方面无法接受其价格。这时咨询人员则会结合自己对客户需求的理解以及对I T市场的了解,协助客户挑选一些价格/性能比较适中的产品。

  演示可以使客户理解为什么需要咨询人员的参与,以及咨询的价值,并为下一步的系统实施和设置打下初步基础。

3.系统询价/购买

  一旦选定了合适的系统,咨询人员会帮助客户参与询价和购买工作,这其中包括为用户制订采购计划。许多中到大型软件包都是由各个可以独立工作的功能模块组成。有经验的IT顾问会帮助客户从实际情况出发,挑选当前需要的模块,剔除不需要的部分,进行有效的功能组合。例如:有些企业的固定资产很少,就可以从系统中除去可选的固定资产管理模块;相反的,如果需要,可以从第三方专门购买功能强大的固定资产管理模块,集成在主模块中,进行专门管理。这样做的好处显而易见,既可以节约资金,又可以适应日新月异的信息技术市场,随着企业的发展,选择功能更加完善、价格更为合理的产品。

  4.安装系统/调试/网络建立从这一步骤开始,咨询人员的角色已经从协助客户管理层作出软件选择的决策转变为负责安装实施整套管理信息系统。

  实施的第一步是建立网络。网络的建立通常是由企业自身的MIS人员完成。咨询人员则着重于检测该网络环境是否支持用户所选的系统,网络结构是否达到优化,可以使系统稳定、高效地运行。

  实施的第二步是系统的安装。系统安装的复杂程度因系统本身的复杂性而异。一些小型财务软件的安装只需要十几分钟,而大型系统,如SAP、JDEdwards、Baan等,其安装需要事先周密计划,各单位统一安装、协调进行。整个过程包括在系统实施前必须规化网络结构,根据业务量确定各个子网规模;其次是设置网络操作环境及通信协议;然后再安装各类数据库服务器、应用服务器及备份服务器;最后是系统客户端软件的安装…在此全过程中均会涉及到硬件/网络、软件/数据库等各方面的匹配。此时掌握企业信息和系统需求的咨询人员的地位更显得尤为重要了,因为只有对各个环节进行统筹安排,才可以成功地完成这种复杂的系统安装,否则任何一个环节的疏漏都会导致整个项目的失败。

  5.参数设置各类中、大型软件都预留有各项参数,客户可以根据自身的特点来进行设置,即我们通常所指的用户化。用户化是系统实施中最为复杂和关键的一步。参数设置是否正确,直接关系到软件功能的实现及系统运行的平稳。通常参数的设置需要客户和咨询顾问双方共同讨论,因为只有将企业的特点与软件的功能紧密结合才能使软件功能得到最大限度的发挥。举例而言,在制造型企业的系统实施过程中,咨询顾问要根据产品工艺特点设计物料清单的格式、成本控制中心,这时工艺流程、人力资源以及产品的准备时间、生产时间、包装时间都成为必须考虑的要素。当所有类似的参数得以明确定义后,方可进行系统设置,完成用户化过程。此外,如果客户选择的是中小型软件,那么在参数设置过程中,用户会更清楚地认识到一些这类系统无法实现的功能,如一些特定报表的输出。咨询人员会根据这些需求的重要程度协助客户决定是否在系统以外做相应的设置,如利用各类报表书写器来设计系统内无法完成的各种报表,并做好与系统内数据库的接口。

  6.用户培训当系统安装、调试完成,参数设置校验无误后,咨询人员将安排所有最终用户(end-user)的培训,培训将根据用户在系统中的权限定义及责任范围分批分组进行。

分析:中小企业如何进行ERP系统选型?

在经历了十几载的艰辛努力后,我国终于在2001年11月正式加入WTO。这对于近年来在国内蓬勃兴起的民营企业来说,的确是机遇与挑战并存。

绝大多数企业已经认识到自身传统管理模式与现代经营方式的差距,而努力寻求优化管理模式的途径。其中,大力进行信息化建设、引进国际先进的管理软件ERP/CRM等进行管理,不仅是一条公认的提高管理效率的有效手段,同时也是迎接新经济挑战的必要技术基础。

然而,良好的开端是成功的一半,面对市场上各种信息化解决方案,知识和经验都较为缺乏的企业,往往会觉得如同雾里看花,不知所从或者草草决定,从而大大影响信息化项目的实施效果。很多企业就是因为前期选型工作的失误而导致ERP项目实施的失败。

针对这一问题,笔者根据自己在企业中对ERP软件选型的经验,讨论一下企业,尤其是中小型民营企业在ERP选型的过程中应该着重考虑的一些因素。

1、中国ERP市场概况

在选择产品之前,首先应该了解一下市场的总体状况,从而可以根据自己的需求缩小选择范围。目前国内的ERP产品市场可以从大体上分为高端市场与低端市场,即大型ERP产品市场与中小型ERP产品市场。高端市场基本被一些世界级的软件所占据,即著名的“JPOBS”集团(J.D.EDWARDS,PEOPLESOFT,ORACLE,BAAN,SAP)。低端市场则呈现国内软件与国外软件势均力敌的局面。国内知名的主要有:开思、金蝶、用友、利玛、天心、金思维等;国外则有QAD,FOURTHSHIFT,SYMIX,SCALA、MACOLA、MRP9000、LILLY等。

值得注意的是,国内软件并没有严格区分出高低端的代表,而国际大型软件由于高端市场的饱和,纷纷向中小型市场转移,特别是在价格上体现出了很高的弹性。

但一般来说,大型软件中存在着很多超出中小型企业实际管理需求的过分复杂的操作流程,对企业资源基础的要求较高,实施难度和风险都较高,所以选择时必须慎重考虑。

2、ERP项目定位

在ERP项目立项之时,一定要对项目作一个明确和准确的定位,实践证明,一个正确的定位对项目选型乃至实施工作都可以起到极强的指导作用,直接影响到项目的实施效果。定位主要围绕“是管理项目还是IT项目”这一问题展开。这是关于ERP项目的本质性认识问题。

笔者认为,ERP项目本质上是一个管理项目,而不是纯粹的IT项目,它的导入和实施会涉及到企业管理的方方面面,需要对企业传统管理模式、业务流程、作业方式和作业习惯进行系统整合,以企业管理系统的再思考和不断完善为主线,而不是将现有管理模式、业务流程、作业方式甚至习惯的计算机实现为主线。

3、产品选型

在正式选型之前,应该对企业自身的需求有个大致的了解,即评估一下自身的实施基础,再确定出选择的方向,如:大型系统还是中小型系统?国外产品还是国内产品等。以下笔者根据自己的经验做一个参考建议。一般来说,中小型企业,如果不是在管理上已经形成固定模式的话,应仍以中小型软件为主要考虑对象。

对于仍处于起步阶段的或者希望通过ERP改进企业管理的企业来说,如果业务重点在生产、计划方面,国外的中小型软件相对比较成熟,并且大多也提供二次开发平台和各种接口以供扩展需要;如果业务重点在进、销、存和财务总帐方面,则国内软件已经具备能力,且国内软件具有本土化和易于维护的优点,不失为一种较佳的选择。

在选择方向确定后,就可以着手与提供相应产品的供应商们进行广泛的接触,对其提供的软件产品和服务进行评价。软件产品评价的标准主要有:

软件产品的功能,即产品是否能满足企业管理上的需求、满足到那种程度,对于部分特殊的需求,是否有针对性的解决方案;

软件产品的成熟程度。

可以考察公司的发展历史、拥有的客户数量,在可能的情况下测试一下供应商提供的演示版。在特定的阶段最好到达供应商以前客户的工作现场实地考察一下,了解其实施的背景、基础、过程、遇到的问题以及目前的运行状况、适用性及稳定性等情况;

产品的可扩展性。软件的扩展性体现在三个方面:①灵活、完整的解决方案,企业可以根据自己的需要分阶段、循序渐进地选择从简单生产到复杂生产的控制系统;②集成化的企业级综合解决方案,在采用现有解决方案的基础上,企业可很容易的扩展到电子商务、办公自动化、客户关系管理、供应链管理等系统的综合应用,并且所有这些解决方案都是无缝集成的;③二次开发平台,在项目实施和运行的过程中,可随时把自己的各种独特应用增加到系统中去,使用简便,易维护,并且没有系统升级等的后顾之忧,能否提供稳定可靠的二次开发能力是ERP项目导入成功与否的关键因素之一;

系统的人性化程度。如视窗操作,图形化的功能界面(如:图形化流程定义、权限设置、物料清单、报表查询系统等),与桌面主要应用系统的集成(如Office套件、outlook/exchange等邮件系统的集成等),方便的界面和菜单设计功能,工作流的操作界面等,使操作简单、直观、易学。

对软件服务商的评价主要包括:软件服务商的顾问实施力量。作一个管理项目,实施顾问的管理背景和合理的知识结构、丰富的项目经验非常重要。企业实施顾问应具备企业一线管理的经验,对企业的业务和管理运作非常熟悉,有过在国际大公司任职的经历以及多年的ERP项目实施经验等。而不是以IT背景人员作为实施的主力;

软件服务商的行业经验。供应商目前实施的客户中与本公司生产和业务管理以及实施基础等方面是否有相似的类型,这可以为项目导入上的成功提供强有力的支持。

服务商的合作态度和合作诚意。ERP项目的引进和导入,公司和服务商之间的合作是非常重要。服务商是否以积极有效、务实和负责任的态度与本公司进行合作,是否对本公司的需求做出最为及时的响应,是否本着务实、可行的精神提出有关解决方案,并做出合理建议,是否在项目实施过程中能够给予及时的支持与配合等等。

科学、系统的实施方法论指导。服务商是否能够提供完整的实施方法论体系,作为双方项目导入和实施工作的指导。好的系统必须要在科学的方法论体系的指导下实施才有可能取得真正的成功。

系统实施的文档体系。系统的文档建立和保存是保证整个项目成功实施效果的重要环节。通过科学严密的文档控制系统,不仅可以很好保证实施效果,而且即使公司出现人员调整,通过有关实施文档纪录,新员工也可很快熟悉有关业务操作流程,降

什么是SaaS

SaaS的前身是ASP(Application Service Provider,应用服务提供商),在这种模式下,企业不需要购买软硬件,建设机房和招聘IT人员,只需要支付租用费,上网就可以使用自己的邮件系统、网站系统、销售管理系统、视频会议系统等,通过互联网便可以享受到相应的硬件、软件和维护服务,享有软件使用权和不断升级的服务。

企业采用SaaS服务模式在效果上与企业自建信息系统基本没有区别,但节省了大量用于购买IT产品、技术和维护运行的资金,像打开自来水龙头就能用水一样,方便地利用信息化系统,从而大幅度降低了中小企业信息化的门槛与风险。

SaaS模式从“以产品为中心”转换到“以客户为中心”的商业模式中来,通过技术变革和低廉的价格服务于大量客户,SaaS不仅减少或取消了传统的软件授权费用,而且厂商将应用软件部署在统一的服务器上,免除了最终用户的服务器硬件、网络安全设备和软件升级维护的支出。SaaS不仅适用于中小型企业,所有规模的企业都会从SaaS中获利。新一代的SaaS能够使用户在小范围的实施中测试应用程序的可靠性和适用性。